Esto requiere más conocimientos y un mayor grado de desarrollo de la competencia digital. No basta con utilizar una aplicación, hay que ponerla verdaderamente a nuestro servicio. Una manera razonable de hacerlo es repensar los procesos en clave digital en lugar de incorporar más y más utilidades. Es decir, hay que pensar lo digital a partir de las necesidades del proceso, no de las funciones del servicio o herramienta.
Pongo el ejemplo del correo electrónico. Ya no se trata de saber cómo funciona el correo web, mandar correos en copia oculta, adjuntar un documento o usar un filtro. Eso ya lo hemos aprendido todos. Se trata de un conocimiento de segundo grado: cómo ser eficaz, cómo optimizar su uso, cómo sacar mayor rendimiento. Tener infinitos correos en la bandeja de entrada, consultar el correo permanentemente, usarlo de almacén de documentos, ignorar la sincronización, etc. no es una manera competente de usar el correo web. Pierdes mucho tiempo y, lo que es peor, pierdes mucha energía de trabajo.
Tampoco se trata de aplicar todas las funciones: no vale la pena perder el tiempo etiquetando pues es más útil saber buscar mejor; no tiene sentido tener tres bandejas de entrada o marcar “prioritarios” si vas a procesar todo el correo; estar siempre conectado interrumpe tus tareas y tu concentración… etc. Ser competente, pues, no es emplear muchas funciones, sino dominar las que te convienen.A mí me gusta el GTD de David Allen, pero cualquier otro método de productividad puede servirte. Cuento cómo lo aplico al correo, uno de los usuales “comedores de tiempo” de los equipos directivos. A modo de ejemplo, claro, que no de modelo.
Procesar el correo una vez al día consiste en:
1. Borrar! Si con el asunto tienes bastante, borra el correo sin leerlo. La mayoría de comunicaciones de los servicios web son irrelevantes para tu trabajo. No digamos la publicidad.
2. Delegar. Eso es reenviar, claro. Si deben hacer algo por ti, agrégate un recordatorio en la lista de tareas. No abuses del reenviar para compartir, muchas veces es mejor borrar y no dar la lata a tus colegas.
3. Responder. Responder solamente si se puede hacer en dos minutos o menos (sic). Estás procesando el correo, no estás resolviendo los temas.
4. Convertir en una acción. Si el correo requiere respuesta pensada o un trabajo, añádelo a tu lista de tareas y/o a tu calendario. Insisto: no te pongas a trabajar en ello, procesa todo el correo primero.
5. Archivar. No dejes nada en la bandeja, a menos que forme parte de alguna tarea inmediata. En ningún caso dejes correos en los que estás en copia o que no requieren ninguna acción.
6. Cerrar el correo y ponerse a trabajar! Si no trabajas con una aplicación local, trabaja en desconexión o en otra pestaña. Si usas las tareas de gmail, ellas te llevarán al correo cuando lo necesites. Porque si trabajas con la “ventanilla abierta” estás perdido. Te llegaran nuevos correos, irás de un tema a otro y tendrás en tu cabeza demasiados temas que agotarán tu atención y concentración.Es un ejemplo, pero creo que vale para otras muchas actividades. El trabajo en equipo, el seguimiento de procesos, la actualización permanente de la información, la gestión documental compartida, la redacción en grupo… son necesidades profesionales que pueden ser resueltas de forma óptima con el buen uso de herramientas digitales. Pero hay que saber cuáles convienen a tus actividades y cómo usarlas en beneficio propio.
La buena digitalización empieza enriqueciendo digitalmente nuestras tareas profesionales para acabar transformando procesos y productos. Sabes que estás en el buen camino cuando mejoras tu productividad personal o tus capacidades profesionales. Esto requiere conocimientos, no basta con ser un mero usuario de herramientas y servicios, hay que ser un competente digital. Y eso, como todo en la vida, se aprende.
