Si quieres mejorar las tuyas, te propongo lo siguiente:
1. Anuncia qué resultado esperas de la reunión.
Las tipologías no son infinitas. Las básicas: reunión informativa, reunión de debate o reunión de producción. Anuncia al empezar qué vamos a hacer y cuál va a ser el resultado. Ya sé que parece algo artificial, pero vale la pena. Aunque solamente sea para poder contrastar, al final, la diferencia entre el propósito y la reunión realizada.
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| Estructura de una reunión |
La reunión informativa es la peor. Porque no parece que haya participación verdadera y cuando la hay, puede ser para discrepar. Si hay discrepancia, tal vez la reunión deba ser de debate. La reunión de producción, para mí, es la mejor: preparar una clase, planificar el trabajo globalizado, organizar una jornada... Grupos de 5 o 6 personas trabajando a fondo para conseguir algo, es decir, un equipo docente o un Departamento, los dos grandes agentes de un centro educativo.
2. El orden del día debe perseguir el objetivo de la reunión.
Parece una obviedad, pero no es así. Normalmente, al preparar una reunión se incluyen demasiadas cosas y los temas a tratar no se corresponden con el objetivo del encuentro. Si te ocurre esto, procura centrarte en el resultado de la reunión, que es lo fundamental. Seguramente esto requiere más preparación por tu parte y mejor documentación escrita para los asistentes.
Ofrece un orden del día con anterioridad. Si no es posible, hazlo al inicio de la reunión, verbalmente. Tu orden del día debe tener, además de los temas, el tiempo previsto para cada tema. Una reunión de profesores NO puede durar más de dos horas.
3. Organiza la conducción de la reunión.
La reunión debe tener dirección. Algo que agradecen los que hablan menos. Mejor si cada tema lo lleva su verdadero responsable, no un portavoz de la coordinación o el equipo directivo. Y que tenga claro cuál es su papel, qué se espera de él: ¿Informante principal? ¿Conductor de la reunión? ¿Árbitro del debate? ¿Evaluador de las propuestas? Gestionar el tiempo y el objetivo de la reunión es la clave de una buena ejecución. Hay que saber terminar una discusión, aplazar una decisión o abrir turno de palabra. El directo siempre es difícil. A mí, tampoco me sale.
4. Establece reglas fijas.
No utilices cada reunión para discutir las reglas del juego. Fíjalas antes, para evitar complicaciones innecesarias. Cómo se va a moderar la reunión, si se va a votar a mano alzada, si se trabajará en la PDI o cada docente en su portátil, si se admiten otros temas fruto del debate -las malditas cuñas, que me destrozan la planificación... :) -, si alguien toma notas, si se ofrece documentación antes/durante/después... Es bueno que haya una cierta cultura compartida entre los docentes sobre las reuniones en el centro.
5. Escucha más tiempo del que hablas.
Uno lleva la reunión, se entusiasma con el tema y sacude un discurso infumable a sus colegas. No, por favor. Habla poco y claro y, luego, escucha atentamente, sin replicar. Escuchar atentamente implica dejar sitio a los compañeros. Una forma de mostrar que se escucha y considera a los demás es tomar notas. Recuerda que muchas personas hablan en las reuniones para tener razón, no para encontrar la verdad. No seas uno de estos.
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| Un equipo docente de Les Vinyes en reunión de producción |
En cualquier caso, siempre debe haber un resultado, incluso cuando el objetivo de la reunión fracasa. En este caso será un mejor mapa de situación, una mayor concreción de las necesidades o nuevas ideas para elaborar una propuesta mejor. Muchas veces no soy capaz de apreciarlo al final de una reunión fallida y lo formalizo más tarde. Espero que algún día seré capaz de hacerlo in situ. No nos gusta irnos con la impresión de que la reunión ha durado demasiado o que ha servido de poco, ¿verdad?
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